이메일의 목적을 먼저 한 문장으로 씁니다
AI에게 곧바로 “정중한 메일을 써줘”라고 요청하면 수신자와 원하는 행동이 빠지기 쉽습니다. 누구에게 무엇을 요청하고, 언제까지 어떤 답을 받아야 하는지 먼저 적습니다.
공개해도 되는 정보만 입력합니다
고객 이름, 계약 금액, 내부 평가처럼 외부 서비스에 입력하면 안 되는 내용은 제거하거나 일반화합니다. 회사 계정과 승인된 환경이 있는지 먼저 확인하고, 원문 전체를 붙여넣기보다 필요한 사실만 전달합니다.
초안의 구조를 고정합니다
수신자와 관계: [상황] 이메일 목적: [요청 또는 공유] 반드시 포함할 사실: [날짜·문서명·다음 행동] 원하지 않는 표현: 과장, 책임 회피, 확정되지 않은 약속 출력: 제목 3개와 본문 1개. 모르는 정보는 [확인 필요]로 표시.
검수할 때는 표현보다 사실을 먼저 봅니다
- 수신자와 요청 대상이 맞는가
- 날짜·금액·파일명이 원자료와 같은가
- 확정되지 않은 약속을 AI가 만들어내지 않았는가
- 상대가 해야 할 행동과 회신 기한이 분명한가
- 불필요한 개인정보나 내부 정보가 남아 있지 않은가
- 발송 전 사람이 최종 승인했는가
마무리
이메일 초안에서 AI의 역할은 문장을 매끄럽게 만드는 데 있습니다. 사실관계, 책임 범위, 발송 여부는 초안을 요청한 사람이 직접 결정해야 합니다.